Le Port Franc recherche:

un.e stagiaire en administration & production 80 %

Période d'engagment: 6 mois à compter du 1er février (ou à convenir)

Cahier des charges - le présent cahier des charges n'est pas exhaustif

Administration générale

en collaboration avec l'administrateur

• gestion courrier et e-mail
• mise à jour des contacts
• archivage
• préparation documents comptables
• statistiques de soirée et de saison
• autorisations

Ressources humaines

en collaboration avec l'administrateur

• coordination du bureau
• réunion hebdomadaire
• transmission des informations
• sous la supervision de l'administrateur
• gestion, prise de PV et suivi des activités de la commission bénévoles

Location de la salle

en collaboration avec l'administrateur

• personne de contact
• visite et instructions
• préparation des contrats
• commande des boissons

sous la supervision de l'administrateur

• mise en place de la salle
• inventaire et préparation bar
• décompte bar

Intendance

sous la supervision de l'administrateur

• commande matériel
• gestion stock de fournitures (bureau, WC, etc.)
• transport
• vaisselle et lessive du bar et de la cuisine
• gestion poubelle et tri

Production de soirée

en collaboration avec l'administrateur

• gestion des décomptes des soirées (bar et entrées)
• décompte Suisa et impôt à la source
• établissement du planning chef.fe de soirée/bar
• établissement planning des bénévoles

sous la supervision de l'administrateur

• commande des boissons
• préparation des documents de soirée
• approvisionnement de la cuisine
• approvisionnement catering
• mise en place technique dans la salle (frigo artistes, matériel, WC, divers)
• installation des documents de soirée
• gestion de la caisse

Formations:

Formation de responsable de bar et gestion d'équipe allant jusqu'à 10 personnes.

Formation de responsable de soirée.

Compétences acquises à la fin du stage

Ce poste est encadré par l'administrateur du Port Franc. Les compétences acquises sont les suivantes : capacités organisationnelles et vision d'ensemble de l’organisation d'une salle de concert, maîtrise de la production d'un concert, développement de capacité d'analyses financières.

Nous vous offrons

L'opportunité de vivre une expérience dans le milieu de la musique actuelle et de développer votre réseau.

Profil recherché

• intérêt pour les musiques actuelles
• esprit pratique
• sens de l’organisation
• flexibilité dans les horaires et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
• maîtrise des outils informatiques de base (Office)
• langues : français (langue maternelle), anglais (connaissances de bases)
• rigueur et organisation
• autonomie et esprit d’équipe

Nous favorisons les personnes en cours de formation susceptibles d'intégrer le stage à leur cursus.

Notes

Une participation aux réunions du Comité peut être demandée.

Un permis de conduire est un plus.

Le stage est d'une durée de 6 mois minimum, reconductible.

Période d'engagement et taux d'activité

1er février 2025 (ou à convenir) au 31 juillet 2025, à 80 % (800 CHF/net).

Le salaire est basé sur les critères de la Convention collective de travail (CCT) conclue entre le Syndicat Suisse Romand du Spectacle (SSRS) et l'Union des Théâtres Romands (UTR).

Pour plus d'informations ou pour transmettre votre dossier complet (CV, lettre de motivation et certificats), vous pouvez écrire à l'adresse : info@leportfranc.ch.

Offre à faire jusqu'au 4 janvier 2025

• Les entretiens auront lieu durant la semaine du 13 au 17 janvier 2025

Le Port Franc recherche 

Un.e stagiaire en communication & production à 80 %

Période d'engagement: 6 mois dès le 1er février (ou à convenir)

Cahier des charges 

Communication

en lien avec la responsable de la communication

• soutien dans la rédaction de textes promotionnels
• soutien au community management Facebook et Instagram
• participation à la création de différents supports de communication
• participation aux relations avec la graphiste
• gestion de l'affichage libre (création des plannings pour les afficheurs, préparation et distribution des affiches et flyers)
• conception et envoi des newsletters, mise sous plis et communiqués de presse
• participation aux contacts avec les journalistes
• suivi et archivage des parutions médiatiques (presse écrite, web, radio et télé)
• mise en place de la communication interne
• tenue du fichier d'adresses
• mise à jour du site web
• mise en ligne des différents événements via plates-formes online
• création et gestion du planning des photographes
• gestion des autorisations photographiques
• archivage et diffusion des photos sur les différents réseaux
• soutien dans les relations publiques

Production

en lien avec l'administrateur et le programmateur

• gestion des demandes des artistes et préparation des loges
• mise en place de la salle et du bar avant les soirées et location
• gestion des transports (run artistes)
• soutien au suivi des contrats avec les artistes
• préparation et transmission des feuilles de routes (running orders)
• gestion des hébergements pour les artistes
• gestion des riders d'accueil des artistes (repas, hébergements, demandes spéciales, loges)
• gestion des catering artistes
• participation aux soirées/concerts
• soutien à la mise en ligne de la billetterie sur les différents systèmes et suivi des prélocations
• contacts directs avec les agent.e.s et managers des artistes

Projet de stage

Organisation d’une soirée 

Formations:

Formation de responsable de bar et gestion d’équipe allant jusqu’à 10 personnes.

Formation de responsable de soirée.

Compétences acquises à la fin du stage

Ce poste est encadré par le responsable communication et le programmateur du Port Franc. Les compétences acquises sont les suivantes : stratégie et développement de la communication digitale et classique de la salle, gestion et organisation communicationnelle d'événements, maîtrise des tous les aspects de la production d'un concert.

Nous vous offrons

L'opportunité de vivre une expérience dans le milieu de la musique actuelle et de développer votre réseau.

Profil recherché

• expérience dans la communication ou le spectacle vivant souhaitée
• bonne connaissance des réseaux sociaux
• très bonnes capacités rédactionnelles
• flexibilité dans les horaires et disponibilités en soirée
• capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
• bonne maîtrise informatique Office et des logiciels Adobe Illustrator et Photoshop
• langues : français, anglais (niveau B2)
• aisance relationnelle
• dynamisme
• rigueur et organisation
• autonomie et esprit d'équipe

Nous favorisons les personnes en cours de formation susceptibles d'intégrer le stage à leur cursus.

Notes

Une participation aux réunions du Comité peut être demandée.

Un permis de conduire est un plus.

Le stage est d'une durée de 6 mois minimum, reconductible.

Période d'engagement et taux d'activité

1er février 2025 (ou à convenir) au 31 juillet 2025, à 80 % (800 CHF/net).

Le salaire est basé sur les critères de la Convention collective de travail (CCT) conclue entre le Syndicat Suisse Romand du Spectacle (SSRS) et l'Union des Théâtres Romands (UTR).

Pour plus d'informations ou pour transmettre votre dossier complet (CV, lettre de motivation et certificats), vous pouvez écrire à l'adresse : info@leportfranc.ch.

Offre à faire jusqu'au 4 janvier 2025

• Les entretiens auront lieu durant la semaine du 13 au 17 janvier 2025